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10 Tipps für ein erfolgreiches Event

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Du stehst aktuell davor ein Event zu organisieren, vielleicht sogar dein erstes und suchst nach Tipps, damit es ein voller Erfolg wird? Glückwunsch, mit diesem Artikel hast du einen kleinen Schatz gefunden. Die volle Ladung an Tipps findest du in unserem Blog auf unserer Webseite.

WR Events blickt auf über 15 Jahre Erfahrung, zahlreiche Events & Projekte, Hunderte zufriedene Kunden sowie unzählbar viele Emotionen in Bayern, Deutschland und in ganz Europa zurück.

Seit vielen Jahren begeistern WiR so unsere Kunden und Gäste. Damit auch du von unserer langjährigen Erfahrung profitieren kannst, haben WiR einige hilfreiche Tipps für ein erfolgreiches Event zusammengefasst.

1. Lerne deine Zielgruppe kennen

Zu wissen, wen du mit deinem Event erreichen kannst und auch willst, hilft dir in ganz vielen Bereichen weiter. Lerne deine Zielgruppe kennen, erfahre etwas über ihre Vorstellungen und Wünsche und schon kannst du dein Event entsprechend konzipieren.

Außerdem hilft dir eine gute Zielgruppenanalyse auch bei der Werbung oder dem geplanten Merchandising beim Event, denn du weißt wo und wie du deine potentiellen Gäste am besten erreichen kannst.

Wenn ihr Hilfe bei der richtigen Entscheidung für euer Merchandise Konzept benötigt schaut bei unserem Blog Eintrag zum Thema Merchandising vorbei.

2. Setze Ziele für dein Event

Einfach so solltest du kein Event planen, deine Gäste merken schnell, wenn du planlos vorgegangen bist. Setze dir daher klare Ziele, die du mit deiner Veranstaltung erreichen willst. Soll ein neues Produkt vorgestellt werden, die Gäste untereinander vernetzt oder einfach nur zum staunen gebracht werden. Mit deinen Zielen kannst du später auch den Erfolg deines Events messen.

3. Entwickle ein ansprechendes Programm

Wenn du deine Zielgruppe bereits kennengelernt hast, sollte es dir nicht schwer fallen, ein ansprechendes Programm für deine Gäste zu entwickeln. Ob es nun eine Konferenz, ein Konzert oder eine Tagung wird, hängt von deinen potentiellen Gästen und von deinen Zielen ab.

Entwickle entsprechende Programmpunkte und passe das Eventdesign der Art der Veranstaltung an. Ein geeigneter Name bietet deinen Gästen die Möglichkeit zur Identifizierung damit und lässt sie leichter entscheiden, ob sie daran teilnehmen wollen, oder nicht.

4. Wähle die perfekte Location

Ein ansprechendes Programm alleine macht deine Veranstaltung (leider) noch nicht zu einem Erfolg. Die Location spielt eine sehr wichtige Rolle dabei. Investiere ruhig viel Zeit in die Suche nach der perfekten Location und behalte stets dabei im Blick, ob und wie du diese Location den Ansprüchen deines Events anpassen kannst, sofern es nötig ist.

Begehe aber auf keinen Fall den Fehler, dass du deine Veranstaltung der Location anpasst! Du hast das Konzept und Eventdesign entsprechend deiner Zielgruppe und Ziele aufgebaut, jetzt solltest du wegen der Location nicht alles über den Haufen werfen.

5. Biete eine passende Verpflegung

Ein leerer Magen ist keine gute Grundlage für einen zufriedenen Gast. Du solltest daher sichergehen, dass dein Gast glücklich und zufrieden auf deinem Event ist und ebenso auch nach Hause geht. Es muss nicht immer ein großes Buffet sein, passe dein Catering aber der Veranstaltung an und sorge dafür, dass es zumindest eine Kleinigkeit zu Essen und natürlich ausreichend zu trinken gibt.

6. Mach dein Event bekannt

Deine Gäste und Teilnehmer sollen auf dein Event aufmerksam werden. Am besten schaffst du das über persönliche Einladungen, so kommst du direkt mit ihnen in Kontakt und kannst dich mit ihnen bereits über ihre Erwartungen austauschen. 

Bei einer weniger konkreten oder dir bekannten Zielgruppe ist klassische Werbung umso wichtiger. Selbst wenn du deine Gäste kennst, darfst du darauf aber nicht verzichten. Es gibt diverse Möglichkeiten, wie du auf dein Event aufmerksam machen kannst. In unserem Blogbeitrag „33 Eventmarketing Tipps für aufstrebende Firmen“ haben WiR 33 Eventmarketing Tipps für dich zusammengefasst.

7. Behalte den Überblick

Sobald du alles für dein Event geplant hast, musst du weiterhin einiges im Blick behalten. Die Organisation eines Events verlangt eben ein gutes Organisationsgeschick. Erstelle einen Ablaufplan für die direkte Vorbereitung und den Aufbau sowie Abbau des Events, vergiss dabei auch nicht den Zeitplan für das eigentliche Event. 

Delegiere auch mal Aufgaben an dein Personal oder einen Dienstleister. Mit deinem Ablaufplan weißt du weiterhin, wer wann was machen sollte. So geht im Stress garantiert nichts unter. Entwickle vorsichtshalber auch einen Plan B oder Plan C, sollte etwas schiefgehen. In unserem Blogbeitrag „Eventlogistik – das starke Fundament eines Events“ zeigen WiR dir, worauf es ankommt.

8. Beginne rechtzeitig mit der Organisation

So etwas wie „zu viel Zeit“ gibt es bei der Organisation und Umsetzung eines Events nicht. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig mit der Planung anzufangen und ausreichend Puffer einzuplanen. Dabei solltest du recht früh einen Ablaufplan für die gesamte Organisation entwickeln. In unseren Blogbeitrag „Event planning – step by step“ haben WiR dir dazu einige Tipps zusammengestellt.

Deine Planung sollte stets vom Groben ins Detail gehen. Kleine Events brauchen eine kürzere Vorlaufzeit von einigen Wochen bis zu wenigen Monaten. Große Events sollten langfristig geplant werden und sollten einige Monate, wenn nicht sogar über Jahre hinweg geplant werden.

Hier müssen viele Fragen geklärt werden, denkt daran, je größer, desto detaillierter muss geplant werden.

9. Prüfe die Location und Technik

Die letzten Vorbereitungen vor deinem Event laufen. Lass einen geschulten Mitarbeiter nochmal alle Schritte gedanklich durchgehen, die Location und die Technik prüfen oder mach es selbst. Du solltest sicher gehen, dass jeder seine Aufgaben ordnungsgemäß erledigt hat und das alles funktioniert. Schon kann einem erfolgreichen Event nichts mehr im Weg stehen!

Und sollte doch mal etwas schief gehen, hast du dich ja bereits mit einem Plan B oder C darauf vorbereitet oder kannst dein Improvisationstalent voll ausspielen, um deine Gäste und Teilnehmer dennoch zu begeistern.

10. Nach dem Event ist vor dem Event

Einer der wichtigsten Tipps besteht darin, nach dem Event nicht aufzuhören. Die Zeit danach ist ebenso wichtig, wie die Zeit vor dem Event. Du solltest deine Gäste und Teilnehmer mit einem Recap in Form von einem Blogbeitrag, einer Bildergalerie oder einem Video an dein Event erinnern, bereits das nächste ins Gespräch bringen und den Erfolg messen.

Anhand deiner Ziele und Gespräche auf dem Event kannst du feststellen, ob dein Event ein Erfolg war. Und solltest du mal nicht 100% geschafft haben, darfst du auf keinen Fall den Kopf hängen lassen. Das nächste Event folgt bestimmt! 

Stell dir mal vor, das nächste von dir geplante Event steht vor der Tür. Du hast gefühlt an alles gedacht, unsere Tipps weitestgehend auch befolgt. Aber dennoch geht etwas schief. Vermutlich war es nur ein kleiner Fehler, welchen du hättest vermeiden können.

Solltest du dennoch Unterstützung bei deinem nächsten Event haben, sind WiR gerne für dich da. Unsere Erfahrung aus über 15 Jahren erfolgreicher, emotionaler und innovativer Events zeigen, dass WiR es wissen, Zuverlässigkeit mit guten Ideen zu verbinden. Unser gutes Netzwerk in ganz Deutschland und Europa ermöglicht es uns, die kreativsten und außergewöhnlichsten Veranstaltungen zu planen und durchzuführen.

Weitere Infos zu uns findest du auf unserer Webseite www.wr-events.de

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